Oft hat man mehr Aufgaben, als man sich merken kann. Damit man diese nicht vergisst, schreibt man sie auf eine Aufgabenliste. Richtig priorisiert und für den passenden Zeitpunkt vorgesehen, wird die Erledigung sichergestellt. Allerdings sind damit auch einige Fallstricke verbunden.

Wie meine eigene Erfahrung und ein Gespräch mit einem Freund gezeigt hat, bedarf der Umgang mit Aufgabenlisten sowohl einer gewissen Disziplin, als auch einer korrekten Verwendung.

In diesem Beitrag erzähle ich aus meinen Erfahrungen. Ich beschreibe, was für mich (mittlerweile seit Jahren) sehr gut funktioniert.

Kurze Listen

Je kürzer Listen sind, umso effizienter werden diese abgearbeitet. Das ist ein einfacher psychologischer Effekt. Eine Liste mit 100 Einträgen erschlägt mich förmlich und die Motivation sinkt. Das resultiert darin, dass man sich einfacher ablenken lässt. Viel lieber wendet man sich etwas anderem zu. Die eigentlichen Aufgaben werden nicht erledigt und die Liste wächst.

Ich verwalte eine Aktionsliste, die ich genau plane (siehe unten). Die restlichen Aufgaben werden in Kategorien gesammelt. Dadurch entstehen zwar viel Listen, die Anzahl der Einträge ist aber sehr übersichtlich. In der täglichen Abarbeitung spielen diese Kategorien so gut wie keine Rolle. Sie kommen nur während der Planung zum Einsatz.

Zeit für die Planung

Früher habe ich einfach nur meine Aufgabenliste geschrieben und diese abgearbeitet. Vielleicht einige Prioritäten vergeben, das war alles. Mittlerweile lege ich mir einen Wochenplan sowie einen Tagesplan zurecht.

Den Wochenplan erstelle ich in der Regel Sonntagabend. Ich nehme mir ausreichend Zeit und überlege mir, welche Themen (und dazugehörige Aufgaben) in der kommenden Woche unbedingt erledigt werden müssen. Hierzu lege ich fest, was ich an welchem Tag erledigen möchte.

Pläne können nicht immer eingehalten werden, externe Faktoren beeinflussen uns. Deswegen führe ich jeden Tag in der Früh die Tagesplanung durch (manchmal bereits auch am Vorabend). Darin lege ich EINE Pflichtaufgabe für den Tag fest. Diese muss unbedingt erledigt werden. Alle anderen Aufgaben werden dieser Aufgabe untergeordnet. Damit gehe ich abends nie mit dem Gefühl ins Bett, heute nichts erreicht zu haben.

Unpassende Einträge

Ich hatte viele davon. Aufgaben, dieich ständig prokrastiniert habe. Jeden Tag tauchten dieselben Aufgaben auf, niemals wurden sie abgeschlossen. Immer wieder derselbe Frust. Wieso aber habe ich diese Punkte vor mir hergeschoben?

Bei genauerer Betrachtung dieser Punkte, fand ich die Ursache: Diese Aufgaben waren keine klassischen Aufgaben. Die Tätigkeiten sind nicht klar definiert oder gibt Spielraum zur Interpretation. Für eine Umsetzung sind vorhergehende Gedanken oder gar ein Konzept notwendig. Ich muss mir also vorher Gedanken machen und kann nicht gleich abarbeiten und so einen kleinen Erfolg einfahren. Und schon ist die “Aufgabe” verschoben. In diesem Fall habe ich also keine Aufgabe vor mir, sondern ein Thema oder eine Idee.

Bis mir das bewusst wurde, neigte ich dazu, meine Aufgabenliste auch als Sammlung oder Schnellspeicher zu verwenden. Interessante und notwendige Themen und Ideen müssen von mir aber erst aufgearbeitet werden. Zum Zeitpunkt des Entstehens gibt es keine klaren Aufgaben, außer die der Aufarbeitung selbst. Aber gerade Ideen müssen erst richtig entstehen, das benötigt Zeit und kann auch nicht kommenden Donnerstag, von 9:00 Uhr bis 10:00 Uhr eingeplant werden.

Manchmal finden sich in meiner Liste Aufgaben wie Gedanken über Buildsystem machen, eingeplant für Montag, 9 Uhr. Ist der Zeitpunkt gekommen, frage ich mich, welche Gedanken ich mir denn nun machen müsse. Das kann ich nicht sofort beantworten, also erstmal verschieben und die nächste Aufgabe angehen.

Aufgaben klar formulieren

Vieles liegt vielleicht einfach nur an der Formulierung. Man muss für mehr Klarheit sorgen. Klarheit, die vielleicht bei der Erzeugung der Aufgabe vorhanden ist, aber nicht mehr, wenn der Zeitpunkt des Abarbeitens gekommen ist. Anforderungen für neues Buildsystem definieren kann eine klare Aufgabe sein. Danach zwingt sich ein Buildsysteme evaluieren (natürlich auf Basis der definierten Anforderungen) auf.

Klar und verständlich formuliere Aufgaben können sofort erledigt werden und fallen keiner Prokrastination zum Opfer.

Diese Klarheit bringt einen weiteren Vorteil mit sich: Zeitersparnis. Ist die Aufgabe klar definiert, kann ich sofort mit der Umsetzung beginnen. Es ist kein weiterer Verwaltungsaufwand notwendig. So können wir in der gesparten Zeit konkret an unseren Aufgaben arbeiten und laufen zudem nicht Gefahr, einer Ablenkung (durch aufkommende Gedanken, Ideen etc.) zu erliegen.

Aufgaben müssen abschließbar sein

Ein weiterer wichtiger Aspekt liegt in der Abgeschlossenheit. Aufgaben dürfen nicht offen sein, sondern ganz klar definieren, wann sie als abgeschlossen betrachtet werden können. Im vorherigen Beispiel ist die Aufgabe abgeschlossen, sobald alle relevanten Anforderungen für das Buildsystem definiert wurden. Natürlich kann man nun hinterfragen, wie viele Anforderungen denn nun erfasst werden sollen. Das trifft aber nicht den Punkt. Für den Abschluss der Aufgabe ist es nicht notwendig, weitere Evaluierungen durchzuführen oder überhaupt schon mal eifrig zu beginnen.

Konnte eine Aufgabe abgeschlossen werden und sind weitere Aufgaben notwendig, sind diese zu erfassen. Nicht in der Aktionsliste, sondern in der entsprechenden Kategorie. So kann in der Planung auf Prioritäten und Fälligkeiten geachtet werden. Man muss nicht erst darüber nachdenken, welche Arbeiten anstehen.

Einsatz der richtigen Werkzeuge

In die Aufgabenliste gehören nur klare Aufgaben. Diese müssen sofort umsetzbar sein. Alles andere muss unabhängig davon behandelt werden.

Über die Jahre habe ich wohl die meisten “Aufgaben-Manger” getestet. Die meisten Apps haben Nachteile. Entweder bieten sie eine schlechte User Experience, oder sie sind nicht auf allen Plattformen verfügbar. Irgendwann habe ich dann aber doch das genau richtige Werkzeug für mich entdeckt.

Probiere viele Werkzeuge aus. Nur wenn es wirklich zu dir passt, nutzt du es auch regelmäßig!

Seit Jahren setze ich nun auf Todoist. Dieses kostenpflichtige Service funktioniert auf allen Endgeräten, ermöglicht die Zusammenarbeit mit anderen und ist auf ein Minimum beschränkt.

Meinen Themenspeicher und meine Ideenliste haben ihr Zuhause in Microsoft OneNote. Diese Anwendung steht mittlerweile auf allen erdenklichen Plattformen zur Verfügung. Sie ermöglicht das einfache Zusammentragen und Sammeln sowie Organisieren von Informationen. Ist das Stadium für konkrete Aktionen erreicht, sind aus den gesammelten Informationen Aufgaben zu generieren und in die Aufgabenliste einzuplanen (das gilt natürlich für die Sammlung von Informationen auch).

Es gibt natürlich noch jede Menge anderer Werkzeuge. Viele setzen auf Evernote oder auch kleineren Apps, wie den Google Notizen.

Welche Werkzeuge auch immer eingesetzt werden: Eine Trennung zwischen Themen/Ideen und Aufgaben ist zwingend notwendig.

Fazit

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass kurze Listen zum Erfolg führen, während lange Listen einfach nur länger werden. Mit einer entsprechenden Planung können die richtigen Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt erledigt werden. Über die Verwaltung von eigenständigen Themenspeichern, wird die Aktionsliste sauber gehalten. Der richtige Werkzeugkasten ist besonders wichtig, da er die Voraussetzung für ein erfolgreiches und dauerhaftes Gelingen ist. In diesem Sinne viel Spaß bei einer neuen Produktivität.

Update 15.12.2020: Überarbeitung
Erstveröffentlichung: 18.01.2018

Über den Autor

Norbert Eder

Ich bin ein leidenschaftlicher Softwareentwickler und Fotograf. Mein Wissen und meine Gedanken teile ich nicht nur hier im Blog, sondern auch in Fachartikeln und Büchern.

4 Kommentare

  • Hi Norbert,

    ich stelle mir die Frage der Organisation meiner Tasks in Todoist auch immer wieder und kenne die Punkte die du in deinem Post beschreibst nur zu gut.

    Die Idee mit der Wochen- und Tagesplanung finde ich charmant. Wie muss ich mir das vorstellen? Hast du entsprechende Projekte in Todoist die wiederverwendet werden oder pflegst du für jede Woche neue Projekte. Natürlich ist der 2. Ansatz etwas aufwändiger aber hätte im Hinblick auf Archivierung einige Vorteile.

    Gruss

    Thorsten

    • Ich setze auf die einfachste Variante, die mir möglichst wenig Aufwand bereitet – und dadurch nur eine geringe Hürde darstellt. Ich habe Projekte, die ich wiederverwende. Dort laufen alle Tasks hinein. Tasks, die eine Fälligkeit haben, bekommen diese auch sofort eingetragen, alle anderen sichte ich dann bei meiner Planung und versehe ich dann mit einer Fälligkeit, oder lasse sie liegen. Aufgaben, die einige Male nicht zur Umsetzung kamen, lösche ich dann auch mal. Da sie keine Priorität bekommen, füllen sie nur meine Listen, also weg damit. LG; Norbert

  • Hallo Norbert,

    wie gehst Du mit Blog-Posts etc. um, die Du später lesen möchtest? Auch via Todoist oder ReadItLater & Co.?
    Bei mir landet das derzeit auch in OneNote (was zudem den Vorteil hat, dass der Content direkt in OneNote gespeichert wird und erhalten bleibt, falls das Original offline gehen sollte).

    Gruß

    Alex

    • Hallo Alex, ich habe das einige Zeit in Todoist erfasst, eine Einplanung ist aber nicht zielführend/praktikabel. Deshalb verwende ich dazu mittlerweile ebenfalls OneNote. Das funktioniert gut und es gibt auch entsprechende Browsererweiterungen. lG; Norbert