In vielen Fällen jammern Menschen über ein Zuviel an Meetings. Dieser Beitrag liefert ein paar Tipps mit denen auch die eigentliche Arbeit wieder voran geht.

In 11 Tipps um Meetings zu verbessern habe ich meine Gedanken zur Verbesserung von Meetings im Allgemeinen zur Sprache gebracht. Meetings stehen an der Tagesordnung und neigen dazu, Überhand zu gewinnen. Ehe man sich versieht, sitzt man den ganzen Tag in Meetings und die eigentliche Arbeit bleibt auf der Strecke. Welche Möglichkeiten gibt es nun, dem Herr zu werden?

“Nein” sagen

Nicht jeder kann “Nein” sagen. Dadurch übergibt man die Steuerung über sich selbst an andere. So ist es ~~fast~~ unmöglich, seinen Tagesablauf zu planen. Am Abend geht man unverrichteter Dinge (und zudem höchst unbefriedigt) nach Hause.

“Nein” zu sagen bedeutet selbst Prioritäten zu vergeben.

“Nein” zu sagen bedeutet Prioritäten zu vergeben. Die wenigsten Problemstellungen sind so akut, dass sie keiner Aufschiebung bedürfen. Diese müssen natürlich sofort behandelt werden. Alles andere kann den eigenen Prioritäten angepasst/untergeordnet werden – und muss es auch.

Für andere hat deren Arbeit immer höchste Priorität, das ist auch verständlich. Würde man niemals “Nein” sagen, übernähme man lauter Prio 1-Aufgaben mit vermutlich sofortiger Fälligkeit. Das führt zum Einen zu Stress, sorgt dafür, dass keine der Aufgaben zeitgerecht fertig werden oder sie überhaupt nur geschafft werden können, indem sie nur “so lala” ausgeführt wurden. Das hilft in Wirklichkeit niemandem.

Meetings nicht automatisch zusagen

Bevor man eine Besprechungseinladung annimmt, gilt es zu prüfen, ob man zu diesem Meeting etwas beitragen kann. Manchmal soll man einfach nicht übergangen werden und landet deshalb auf der Teilnehmerliste, oder falls es Fragen gibt.

Im ersteren Fall bietet es sich an, freundlich abzulehnen und um das Besprechungsprotokoll zu bitten. Im zweiten Fall kann man ja anbieten, telefonisch erreichbar zu sein, sollte tatsächlich eine Frage auftauchen, die sofort geklärt werden muss.

Meetingfreie Zeiten

Ah, da ist noch eine Lücke, da bekommen wir das Meeting noch hinein. Ehe man sich versieht, sind alle Tage verplant. Zeit für die notwendige Arbeit bleibt nicht, oder muss zu später Stunde oder gar am Wochenende verwendet werden.

Damit man in Ruhe seiner Arbeit nachgehen kann, empfiehlt es sich, Zeiten genau dafür zu reservieren. So kann man beispielsweise immer dienstags Nachmittag und Donnerstag im Terminkalender belegen. Zusätzlich sollte man seinen Kollegen Bescheid geben. Nun liegt es an einem selbst, diese Zeit dann auch einzufordern. In der Regel funktioniert das gut. Ausnahmen sollte man vermeiden, denn darüber schleicht sich eine Aufweichung ein, die dann oftmals nicht mehr aufzuhalten ist.

Manche lösen es auch so, dass sie beispielsweise nur vormittags Meetings annehmen und an Nachmittagen ihrer regulären Arbeit nachgehen – oder auch umgekehrt. Welches System es auch ist, es muss für einen selbst stimmig sein und durchgezogen werden.

Bitte nicht vergessen: Das Telefon in der meetingfreien Zeit läuten lassen oder gleich stumm schalten.

Homeoffice

In manchen Fällen empfiehlt es sich Homeoffice zu nehmen. Natürlich müssen die Umstände zu Hause (oder wo immer man die Zeit auch verbringt) so sein, dass man seiner Arbeit nachkommen kann. Entgegen der üblichen Meinung, im Homeoffice ständig erreichbar sein zu müssen (quasi als Kontrolle), sollte genau das Gegenteil der Fall sein. Denn nur so kann der Arbeit konzentriert nachgegangen werden. Aus diesem Grund wurde schließlich Homeoffice genommen.

Im Homeoffice sollte man tunlichst nicht erreichbar sein – sonst könnte man auch im Büro bleiben.

Wenn denn wirklich einmal der Hut brennt, sollte man dies aber schon mitbekommen können (meist kommt die Info dann ohnehin über mehrere Kanäle).

Fazit

Für die eigene Effizienz ist es äußerst vorteilhaft, sich zusammenhängende Zeit zu verschaffen. Nur so kann man Kontextwechsel und damit vergeudete Zeit gering halten. Das bedeutet aber auch, dass man “Nein” sagen muss, und sich eine meetingfreie Zeit tatsächlich reserviert und diese dann auch durchsetzt. Als Ergebnis kann man sich auf seine Arbeit konzentrieren und diese auch gewissenhaft (ohne Ablenkung) erledigen.

Über den Autor

Norbert Eder

Ich bin ein leidenschaftlicher Softwareentwickler und Fotograf. Mein Wissen und meine Gedanken teile ich nicht nur hier im Blog, sondern auch in Fachartikeln und Büchern.