Ich selbst bin nicht im Vertrieb tätig. Das machen andere. Solche, die es auch können. Ich entwickle Software. Standard-Software, die aber im Rahmen eines Kundenprojektes “customized” werden kann. So war und ist es bei mir eigentlich immer schon. Manchmal eben ein wenig näher am Vertrieb, manchmal auch wieder eine Spur weiter weg. Aber ich bin schon eine Zeitlang im Geschäft und habe viel erlebt. Oftmals wurden gerade im “Heranschaffen des Auftrages” schwerwiegende Fehler gemacht, die den Erfolg (für beide Seiten) schmälerten. Dabei muss das nicht sein. In diesem Beitrag möchte ich einen Lösungsvorschlag unterbreiten.
Problemstellung
Die untenstehenden Problemstellen sind mir über die Jahre hinweg immer wieder (negativ) aufgefallen und möchte sie daher näher beschreiben, um quasi den Bogen für die mögliche Lösung zu spannen.
Bei einem Standard-Produkt (im Baukastensystem) sollten die hier beschriebenen Probleme eigentlich nicht zutreffen (wenn die zu Grunde liegende Kalkulation ordentlich durchgeführt wurde).
- Rückmeldung ohne Abstimmung: Viele Anforderungen werden gerne einmal mündlich kommuniziert mit der Bitte um eine “grobe” Schätzung. Hier kommt es schon mal vor, dass tatsächlich sofort eine Aussage getätigt wird.
- Aufwandschätzung an der falschen Stelle: In vielen Firmen hat sich das Sales-Personal angewöhnt, den Aufwand für Anforderungen zu schätzen. Man erhält ja Erfahrung und das wird dann schon so passen.
- Festlegen Lieferdatum: Das Lieferdatum wird gerne ohne Absprachen und genaueren Informationen hinsichtlich Komplexität, restliche Auslastung etc. festgelegt und extern kommuniziert.
Lösungsvorschlag
Nachfolgend möchte ich eine Vorgehensweise beschreiben, die sich für mich bis dato bewährt hat.
Dieser “Prozess” kann generell auf den Abstimmungsprozess mit Kunden angewandt werden, egal ob es sich um ein einmaliges Projekt handelt, oder aber um Change Requests zu einem bestehenden.
Sind die Anforderungen vom Kunden erhoben und aufgearbeitet, bietet sich eine erste Abstimmung mit dem Projektmanager (PM) bzw. Product Owner (PO) an. Neue Leads und deren Wünsche sollten frühzeitig kommuniziert werden, um projektrelevante Personen darauf vorzubereiten und “ins Boot” zu holen.
Im nächsten Schritt sollte sich der Vertrieb mit dem PM/PO und dem Team zusammensetzen. Ziel sollte sein, die Anforderungen als User Stories zu formulieren (oder die übliche Form der Anforderungsbeschreibung innerhalb des Unternehmens). Dabei ist es wichtig, Risiken zu erfassen, offene Fragen festzuhalten und “Beschlossenes” zu erfassen.
Danach sind die einzelnen Anforderungen in die passende Reihenfolge zu bringen und zu bewerten. Aufgrund der Bewertung kann eine Abstimmung bezüglich laufender Projekte erfolgen und der Durchlaufzeitraum bestimmt werden.
Eine Aufwandsschätzung sollte immer von der Person/dem Team vorgenommen werden, die/das auch mit der Umsetzung betreut werden würde. Alle anderen Formen der Beschätzung bringen in der Regel keine ernstzunehmenden Ergebnisse.
Als Resultat kann dem potentiellen Auftraggeber ein Plan präsentiert werden, der alle bis jetzt bekannten Schritte in der korrekten Reihenfolge enthält, das Risiko aufzeigt, sowie unklare Bereiche offen legt. Durch die Bewertung der einzelnen Schritte erhält der Kunde zudem einen guten Überblick wo (voraussichtlich) die großen Aufwände anfallen und kann gegebenenfalls darauf reagieren.
Gut daran ist, dass sich das eigene Unternehmen hierbei ebenfalls auf solidem Terrain bewegt und agieren kann, anstatt sich selbst von Beginn weg diese Möglichkeit zu nehmen.
Checkliste
Zusammenfassend eine Checkliste als Überblick:
Fazit
Diese Vorgehensweise mag anfangs etwas aufwändig erscheinen, birgt aber zahlreiche Vorteile in sich. So werden Informationen optimal verteilt und Schätzungen von den später umsetzenden Personen vorgenommen. Nicht nur der (potentielle) Auftragnehmer bekommt einen guten Einblick in das Projekt, auch der Kunde sieht sein Projekt eventuell in einem neuen Licht und wird die professionelle Aufarbeitung zu schätzen wissen.