Meetings sind für uns Softwareentwickler ja schon grundlegend eine Herausforderung, weil unbeliebt. Softwareentwickler wollen am Rechner sitzen und Code schreiben, nicht in einer Runde mit anderen, um ein Thema zu besprechen, dass ohnehin zuwenig Komplexitätsgrad besitzt. So oder so ähnlich denken viele Softwareentwickler. Vermutlich (oder ganz sicher) geht es auch anderen in Meetings ähnlich. Das liegt aber auch durchaus daran, dass Meetings gerne gänzlich falsch aufgesetzt sind.

Nachfolgend möchte ich auf einige Punkte eingehen, die mir über die vergangenen Jahre immer wieder aufgefallen sind:

  • Keine Terminserien: Viele Meetings gibt es nur als Serie. Selbst wenn es nichts zu besprechen gibt, findet das Meeting statt. Dass die anberaumte Zeit (oder länger) dann tatsächlich gesprochen wird, wird als Zeichen der Sinnhaftigkeit gesehen. In Wahrheit werden nur Themen gesucht über die man sprechen könnte, ohne dass eine Notwendigkeit besteht. Also lieber bei Bedarf ein Meeting anberaumen bzw. wirklich nur in ganz seltenen Fällen Serien anlegen.

  • Vorsicht mit kurzfristigen Meetings: Kurzfristige Meetings sind in Ordnung, wenn es sich um Gespräche im Rahmen von bis zu 20 Minuten handelt. Alles was darüber liegt, sollte unbedingt geplant und frühzeitig bekannt gemacht werden.

  • Ziel definieren: Schon mal die ersten Minuten eines Meetings mit der Frage „Worum geht es da jetzt genau?“ verbracht? Ganz sicher sogar. Was fehlt ist ein Ziel für das Meeting und dessen Kommunikation. Jeder muss vor dem Meeting wissen, was damit erreicht werden soll. Kann ein Ziel nicht definiert werden, besteht wenig Anlass für das Meeting.

  • Agenda und nicht davon abweichen: Es muss eine klare Agenda für das Meeting geben (und dieses muss zum definierten Ziel passen/führen). Diese Agenda sollte den Teilnehmern ausreichend vor der Zusammenkunft mitgeteilt werden. Werde im Zuge des Meetings neue Themen ausgemacht, sind diese in einem neuen Meeting zu besprechen (so sie nicht direkt relevant sind).

  • Zielgruppe definieren: Es ist wenig zielführend, alle möglichen Personen zu einem Meeting einzuladen, nur um niemanden auf den Schlips zu treten, oder damit jeder seine Meinung kundtun kann. Viel besser ist es, die relevante Zielgruppe einzuladen, also Mitarbeiter, die tatsächlich zum Thema etwas beitragen können und das Meeting innerhalb der anberaumten Zeit zum Ziel führen können.

  • Möglichkeit der Vorbereitung geben: Neben der Agenda sind oftmals weitere Dokumente für ein Meeting maßgeblich. Diese sollten den Teilnehmern vor dem Meeting zur Verfügung stehen, so dass eine Vorbereitung möglich ist. Gerne werden Dokumente ausgedruckt ins Meeting gebracht und dann den Teilnehmern vorgelegt. Resultat ist, dass über Themen nicht diskutiert werden kann, oder alle zuerst am Lesen sind und dem Start des Meetings nicht folgen.

  • Protokollieren + Verteilen: Für sehr viele Meetings werden keine Protokolle geschrieben bzw. nicht verteilt. Resultat sind Meetings zu denselben Themen mit denselben Inhalten und denselben Ergebnissen, jedoch ohne Durchführung irgendeiner Aufgabe. Reine Zeitverschwendung. Protokolle ermöglichen es zudem anderen Personen, Informationen des Meetings bzw. zu Ergebnissen nachlesen zu können (und dadurch müssen sie beispielsweise im Meeting nicht anwesend sein).

  • Aufgaben/greifbare Ergebnisse als Resultat: Meetings müssen Aufgaben oder klare und zufriedenstellende Ergebnisse aufweisen können. Dies bedeutet, dass das vorgenommene Ziel erreicht werden sollte.

  • Nicht überziehen: Es ist niemandem geholfen, wenn ein Meeting für eine bestimmte Zeitdauer angesetzt wurde, jedoch keiner die tatsächliche Dauer kennt, da Meetings grundsätzlich überzogen werden. Idealerweise hat jeder einen Tagesplan, der durch solche Meetings gehörig durcheinander kommt.

  • Nicht palavern: Die vierte Zusammenfassung, die dritte gleiche Erklärung, Geschichten die angeblich etwas beitragen sollen, usw. Das verzögert nur unnötig und ist wenig konstruktiv. Bei der Sache bleiben, sich kurz und knackig halten.

  • Persönliche Befindlichkeiten hintanstellen: Oftmals stehen in Meetings persönliche Befindlichkeiten im Vordergrund. Genau das soll es nicht sein. Menschen kommen zusammen, um gemeinsam die bestmögliche Lösung zu finden. Das sollte von allen bedacht und beachtet werden. Schließlich profitieren alle von einem guten Ergebnis.

Zusätzlich kann ich nachfolgendes Video von Christian Heilmann zum Thema empfehlen. Einfach mal reinschauen, es zahlt sich aus.

Zu guter Letzt kann ich noch einen weiteren Tipp mit auf den Weg geben: Für manche Meetings zahlt sich auch eine alternative Location aus. Abwechslung (auch gerne, wenn es schön ist, im Freien) steigert die Kreativität und kann sehr gute Ergebnisse liefern.

Welche Erfahrungen und/oder Tipps habt ihr?

Über den Autor

Norbert Eder

Ich bin ein leidenschaftlicher Softwareentwickler und Fotograf. Mein Wissen und meine Gedanken teile ich nicht nur hier im Blog, sondern auch in Fachartikeln und Büchern.